Voorbereiding op boekhoudsoftware selectie
U heeft nog heel wat stappen te zetten voordat uw nieuwe boekhoudsoftware operationeel is. Maar alles begint met een goede voorbereiding, dus ook een voorbereiding op het selectietraject. Onderstaand leest u enkele stappen die behoren bij een gefundeerde voorbereiding van het selectietraject. Sommige stappen lijken simpel en nogal voor de hand liggend, maar de praktijk wijst uit dat juist deze stappen ongelofelijk vaak worden overgeslagen.
Benoem een projectteam
Beslissingen over de aanschaf van nieuwe boekhoudsoftware moeten gesteund worden door zoveel mogelijk mensen in uw organisatie. Niets is zo frustrerend, demotiverend én geldverslindend dan dat u wordt tegengewerkt op het moment dat de feitelijke implementatie al achter de rug is, een garantie voor mislukking van het project. Stel dus een projectteam samen waarin iedere functie of afdeling die met de nieuwe administratie software te maken krijgt, vertegenwoordigd is.
Dat betekent dus niet alleen mensen die iedere dag met de software moeten werken, maar zeker ook uw systeembeheerder of directie. Ook het topmanagement moet zich volledig committeren aan de invoering van nieuwe financiële software en daarom doorlopend betrokken blijven bij het selectieproces en de implementatie.
Benoem taken en verantwoordelijkheden
Een projectteam kan alleen effectief opereren als voor iedereen in het team duidelijk is wat zijn of haar rol is. Ook straks bij de besluitvorming. Benoem daarom taken en verantwoordelijkheden voor iedere deelnemer en laat daarover geen onduidelijkheid bestaan.
Benoem doelstellingen
Of u uiteindelijk een succesvol selectieproces heeft doorgemaakt, zal achteraf blijken als u al enige tijd met de nieuwe software werkt. Om tussentijds ook te kunnen meten of u op de goede weg bent, is het belangrijk om vooraf duidelijke, realistische doelstellingen te formuleren.
Zet een tijdpad uit
Het aanbod van boekhoudsoftware is groot. U kunt zich dan ook eindeloos blijven oriënteren, langdurig blijven twijfelen of eeuwig blijven wachten op een nóg betere versie van een bestaand boekhoudpakket.
Faseer zonodig
De implementatie van nieuwe boekhoudsoftware kan grote invloed hebben op tal van werkprocessen. In één keer omschakelen naar het nieuwe pakket is daarom meestal niet verstandig. Ga na of een fasering beter is. U begint dan met financiële software voor de meest gebruikte functionaliteiten.
Later breidt u dit in fasen verder uit. Het totale implementatietraject wordt er waarschijnlijk wel langer door, maar de kans dat u de gebruikers gemotiveerd houdt is groter. Maak de keuze voor fasering afhankelijk van de complexiteit van het administratie pakket en de impact die de implementatie heeft op uw organisatie.
Bepaal een totaalbudget voor boekhoudsoftware
Met de aanschaf van nieuwe boekhoudsoftware werkt u aan de verbetering van uw organisatie. Maar niet voor iedere prijs. Waar ligt het maximum? Wat mag de overgang naar nieuwe financiële software uw organisatie kosten? Kortom, wat wilt u besteden? En dan moet u met meer kosten rekening houden dan alleen de kosten van de software zelf. Met welke kosten u te maken krijgt leest u op de pagina kosten.
Zelf doen of uitbesteden?
De selectie en implementatie van administratie software kunt u wellicht zelf, afhankelijk van uw kennis, ervaring en de complexiteit van het boekhoudpakket. Maar ook al kunt u het zelf, externe ondersteuning kan u helpen het proces te versnellen en de kwaliteit te verhogen.