Valkuilen bij boekhoudsoftware selectie
Lees hier waardoor – volgens de genoemde softwarespecialisten – de selecties en implementaties van boekhoudsoftware vaak mislukken. Wat zijn de valkuilen?
UNIT4 Software B.V.
Een van de valkuilen bij de selectie van nieuwe boekhoudsoftware is dat er wordt gekozen voor de op het oog goedkoopste oplossing, bijvoorbeeld voor gratis software. ‘Gratis’ klinkt heel aantrekkelijk, maar wees gewaarschuwd voordat je hiervoor kiest. In de meeste gevallen zijn hier toch verborgen kosten mee gemoeid of word je lastig gevallen met goedbedoelde adviezen van sponsoren of adverteerders en is het vaak lastig om over te stappen naar bijvoorbeeld een andere boekhoudpakket.
Zorg dat je bij de selectie goed bekend bent met de kostenstructuur van de software. Een valkuil voor de implementatie is om de huidige werkwijze te implementeren zoals je gewend was in de huidige boekhoudsoftware. Hierdoor kan het zijn dat de gewenste efficiëntieverbetering uitblijft in de nieuwe software. Een verbetering van de efficiëntie is niet alleen het resultaat van het gebruik van een ander boekhoudpakket. Vaak is er ook een andere werkwijze noodzakelijk.
Visma Software B.V.
Een valkuil is dat bij de selectie van boekhoudsoftware vooral de nadruk gelegd wordt op de zaken die nu niet goed gaan. Voor een goede selectie is van belang om de complete organisatie tegen het licht te houden en te herautomatiseren. De meeste klanten zijn nu wel bekend met het fenomeen dat het niet handig is om de specificaties en verwachtingen gedurende het project bij te stellen. Wat wel vaak misgaat is dat er onvoldoende resources worden vrijgemaakt voor de implementatiefase. Een implementatie dient goed voorbereid te worden en vervolgens snel te verlopen. Het vrijmaken van voldoende mankracht is daarom essentieel.
Wings Software
Het kan stroef gaan indien de gebruikers helemaal niet betrokken worden bij de selectie. Onderzoek wat kan geconverteerd worden uit het vroegere pakket, maar converteer ook geen gegevens die geen belang meer hebben. Verwacht niet te veel van een conversie: een overstap brengt in de beginfase extra werk met zich mee. Historieken kunnen dikwijls niet geconverteerd worden.
Siel
De mening van de boekhouder is vaak leidend, terwijl de ervaring van de ondernemer leidend zou moeten zijn.
osFinancials
Men denk vaak te licht over het voeren van een financiële administratie. Al dan niet met wat begeleiding of hulp kan het zelf doen van de administratie goed te doen zijn. Maar bij twijfel kun je er beter voor kiezen om het eerste voor een gedeelte uit handen te geven en gaandeweg proberen de kennis op te doen om het zelf te kunnen.
Hybrid Saas ICT B.V.
Ondernemers zijn vaak geneigd zich te leiden door de prijs. Dit is een gezonde afweging aangezien je niet met hoge kosten wilt komen te zitten. Echter, in de praktijk blijkt dat goedkoop vaak duurkoop is. Er wordt vaak niet over de lange termijn nagedacht, waardoor een systeem vaak snel onvoldoende mogelijkheden biedt.
CASH Software B.V.
Gemakzucht, blind afgaan op de keuze van de boekhouder, niet verder kijken, zijn een aantal bekende valkuilen. Vergelijking is echt noodzakelijk bij de selectie van boekhoudsoftware om er zoveel mogelijk profijt van te hebben. De grootste partijen zijn niet altijd de beste en de beste zijn niet altijd gelijk de duurste. Iets nodig hebben waarvan men (nog) niet op de hoogte is, kan ook een valkuil zijn. De boekhoudsoftware moet ook later geschikt blijven en meegroeien waar nodig. De overgang naar SEPA is een goed voorbeeld. Het is uiterst belangrijk dat de boekhoudsoftware zich hieraan aanpast. Echter zijn er toch nog leveranciers die zulke veranderingen niet voor alle boekhoudpakketten beschikbaar maken of alleen tegen een extra vergoeding.