De kosten van administratie software
Nieuwe administratie software kost u altijd meer dan de prijs van de software alleen. Met welke kosten u te maken kunt krijgen, en hoe kunt u ervoor zorgen dat deze kosten laag blijven leest u hieronder.
Uw eigen tijd
U ziet er weliswaar geen rekening van, maar wij gaan er toch maar vanuit dat uw tijd ook geld kost. Met de selectie en implementatie van een nieuw financieel systeem zijn vele dagen/weken gemoeid. Niet verstandig dus om dit traject in te gaan in tijden dat andere bedrijfsactiviteiten veel aandacht van u vragen.
Advies
De adviseurs die u met raad en daad terzijde staan, hebben meestal een stevig prijskaartje. Vraag er vooraf duidelijk naar en probeer een inschatting te maken van de tijd die nodig is voor de afgesproken werkzaamheden. Selecteer op deskundigheid en ervaring. Goedkoop is vaak duurkoop en duur is niet altijd synoniem voor goed.
Implementatie
Hierbij hangt het er een beetje vanaf wie de implementatie doet. Is dat de leverancier van de administratie software zelf, dan kunnen de kosten meevallen. Een groot deel van de verdiensten zijn dan immers al verrekend in de softwareprijs. Zet u externen op de implementatie, dan zullen de kosten doorgaans hoger zijn. Bij cloudoplossingen zijn implementatiekosten onderdeel van de abonnementsprijs.
Aanschafkosten van administratie software
Alleen voor de ‘kleinere’ administratieve software betaalt u een vast bedrag voor het hele pakket, ongeacht het (geringe) aantal gebruikers. Bij meerdere gebruikers betaalt u het aantal licenties. De kosten kunnen per softwareoplossing enorm verschillen. Er zijn softwareleveranciers die de kosten voor hun basispakket aantrekkelijk laag houden, terwijl u voor de (vaak noodzakelijk) aanvullende modules fors in de buidel moet tasten.
Onderhoudskosten
Het is een bekend fenomeen in softwareland: klanten werven met aantrekkelijk geprijsde pakketten en vervolgens verplichten tot het afsluiten van servicecontracten om telkens weer in het bezit te komen van de laatste versies of om recht te hebben op support. Vraag goed naar de jaarlijkse kosten van onderhoud en ondersteuning. En breng in kaart wat gratis is en wanneer de meter begint te lopen.
Cloud computing
De laatste jaren heeft nog een ander fenomeen zijn entree gemaakt: software volgens het cloud computing model. Hierbij speelt ‘de cloud’ een belangrijke rol. Maakt u gebruik van een cloud oplossing dan hoeft u niet zelf de administratie software aan te schaffen of te installeren, maar gebruikt u de software die draait op de computers van de aanbieder van de oplossing.
Via een online verbinding heeft u toegang tot de software, die verder functioneert alsof deze op uw eigen computer(s) geïnstalleerd is. Veel softwarepakketten die u ook als separaat pakket kunt aanschaffen zijn beschikbaar als cloud oplossing. Ook boekhoudpakketten die wellicht voor u te duur zijn om zelf aan te schaffen, komen hierdoor binnen handbereik.
U schaft immers de financiële software niet zelf aan. Uw kosten bestaan uit een vaste, periodieke vergoeding voor gebruik van de software en de aanvullende diensten (updates, extra licenties). De leverancier onderhoudt en beheert de administratie software in de cloud, zorgt voor automatische updates en zorgt voor een ‘waterdichte’ beveiliging. Een oplossing dus waarbij gemak, calculeerbaarheid en beschikbaarheid centraal staan.
Meer informatie over de aspecten die komen kijken bij de selectie van administratie software leest u in het informatiepakket financiële software. U kunt dit uitgebreide informatiepakket en selectietools van het ICT informatiecentrum gratis aanvragen.