Selectieproces boekhoudsoftware uitvoeren
Het projectteam staat gereed. Doelstellingen, tijdsplanning en budget zijn bepaald. Stap voor stap kunt u nu het selectieproces uitvoeren. Maar hoe doet u dit en welke stappen moet u dan doorlopen? In dit artikel beschrijven we deze stappen beknopt, voor een uitgebreide beschrijving van het selectieproces kunt u het gratis Handboek Software selectie aanvragen.
HANDBOEK SOFTWARESELECTIE AANVRAGENInventariseer aanwezige kennis (stap 1)
Nodig uw medewerkers uit om hun ideeën, kennis, ervaring en suggesties met u te delen. Houd er rekening mee dat iedereen ook zijn eigen netwerken en informatiebronnen heeft. Organiseer één of twee brainstormsessies om de gewenste informatie boven tafel te krijgen. Zo maakt u iedereen betrokken en krijgen alle medewerkers de kans hun invloed te laten gelden.
Vergaar kennis over pakketselectie (stap 2)
Twijfelt u nog aan uw deskundigheid om straks zelfstandig een goede pakketkeuze te maken, lees dan de informatie van het ICT informatiecentrum over pakketselectie. In een groot aantal boeken komt dit onderwerp aan de orde, met name in het Handboek Softwareselectie. Zie daarvoor ICTboekensite.nl.
Oriëntatie (stap 3)
Er is veel boekhoudsoftware op de markt beschikbaar. Een compleet en overzichtelijk oriëntatiepunt is te vinden in ons financiële softwareoverzicht. Daar vindt u, een actueel overzicht van alles softwareoplossingen en leveranciers. Vanuit deze site bezoekt u eenvoudig de websites van alle softwareleveranciers voor meer informatie.
Verzoek om informatie (stap 4)
Als u technisch en qua functionaliteit precies weet waaraan uw nieuwe boekhoudpakket moet voldoen, dan kunt u de markt benaderen. Selecteer uit de leveranciers die tijdens uw eerste oriëntatie naar voren gekomen zijn ongeveer 10 á 15 bedrijven. Deze longlist van potentiële leveranciers benadert u met informatie waarin uw eisen en wensen voor het nieuwe pakket beschreven staan. Vervolgens wacht u hun reactie af.
Evaluatie van de reacties (stap 5)
De meeste van de benaderde softwareleveranciers willen u graag informeren over hun oplossing. Leveranciers die niet reageren, geeft u zonodig nog een tweede kans. Hardnekkige weigeraars of treuzelaars vallen af.
Verzoek om een demonstratie (stap 6)
Verdere bestudering van de verschillende financiële oplossingen bestaat nu uit een persoonlijk gesprek met de verschillende leveranciers, bij voorkeur gekoppeld aan een demonstratie van de boekhoudsoftware. Naast een goed oordeel over het product, vormt u zich tevens een beeld van de leverancier. Bij veel leveranciers kunt u een demo aanvragen of een proefversie van hun oplossing downloaden via internet, zoals op ICTleveranciers.nl
Evaluatie (stap 7)
U heeft nu voldoende informatie om de verschillende pakketten met elkaar te vergelijken. U toetst in hoeverre de gedemonstreerde oplossingen voldoen aan uw eisen en wensen. U vergelijkt verschillen in flexibiliteit, gebruiksgemak, integratiemogelijkheden met andere software, databaseconnecties, maatwerkoplossingen,
uitbreidingsmogelijkheden, enzovoort. Bovendien kent u nu de leverancier. Deze evaluatie, met alle leden van het projectteam, resulteert in maximaal drie goede opties.
Offertes aanvragen (stap 8)
Nu bij de leveranciers precies duidelijk is wat voor boekhoudpakket u zoekt, kunt u hen verzoeken een offerte uit te brengen.
Keuze maken (stap 9)
Als u écht voldoende informatie heeft (product, leverancier, condities), kunt u een keuze maken. Zet zo nodig eerst nog een paar stappen terug.