Boekhoudsoftware selectie, inventarisatie
Boekhoudsoftware voor uw administratie zijn er vanaf zeer eenvoudig tot zeer complex. Welke oplossing u uiteindelijk kiest, wordt bepaald door de mate waarin een softwareoplossing voldoet aan uw eisen en wensen. Maar er zijn ook diverse aspecten op basis waarvan u vooraf ook al een eerste selectie kan maken.
Noodzaak of ‘nice to have’
Het is van belang om vooraf goed na te gaan of een eigenschap of functionaliteit van een boekhoudpakket echt essentieel voor u is. Naarmate u meer financiële pakketten leert kennen, komt u steeds meer interessante en praktische toevoegingen en eigenschappen tegen. Noodzaak of ‘leuk om te hebben’, is de vraag die u zich regelmatig moet stellen. De kleinste kans op vergissingen heeft u als u uw eisen en wensen doorlopend als uitgangspunt houdt bij de beoordeling van de verschillende oplossingen.
Gebruikers en licenties
Realiseert u zich vooraf goed hoeveel medewerkers gebruik gaan maken van de nieuwe boekhoudsoftware. Of beter gezegd: hoeveel licenties u nodig heeft. Licenties geven u het gebruiksrecht van de software. Koopt u één licentie bij het nieuwe financiële pakket, dan kan er slechts één gebruiker tegelijk gebruik van maken. Met vijf licenties zijn dat vijf gebruikers tegelijk. Verwart u het aantal licenties niet met het totaal aantal verschillende medewerkers dat van de financiële software gebruik maakt. Dat kunnen er velen zijn, maar tegelijk zijn dat er nooit meer dan u licenties heeft. Overigens, mocht uitbreiding van het aantal licenties nodig zijn, dan is dat tegen extra betaling vaak snel geregeld.
Stand alone, netwerk of cloud?
Een kleine oplossing voor een klein bedrijf staat vaak op zichzelf. In computertermen: stand-alone. Er is dan op één vaste plaats maximaal door één persoon toegang tot de boekhoudsoftware (kunnen wel verschillende personen zijn). Bij een netwerkversie draait een belangrijk deel van de administratie software op de server van het netwerk en hebben de gebruikers via hun eigen computer en het netwerk toegang tot die informatie. Op alle computers die toegang moeten verschaffen tot het boekhoudpakket, wordt wel een deel van de administratie software geïnstalleerd. Kiest u voor een oplossing in de cloud dan staat de software ergens op een server (in de cloud). Eigenlijk betekent dit niets anders dan software via internet. De softwareleverancier onderhoudt de software en zorgt voor updates, u maakt er via een online verbinding gebruik van.
Uw budget
Hoewel er tegenwoordig ook al mogelijkheden te vinden zijn om (bijna) gratis van boekhoudsoftware gebruik te maken (u betaalt dan voor aanvullende diensten) kunt u het meeste verwachten van software waarvoor u gewoon betaalt. U koopt het financiële pakket ineens of betaalt een abonnementsbedrag voor het gebruik ervan.
Uw (maandelijkse) kosten bestaan dan alleen nog uit een vast bedrag. U krijgt het ‘recht’ op altijd werkende financiële software ervoor terug. Hoewel het niet meevalt om vooraf een concrete uitspraak te doen over wat een boekhoudpakket u mag kosten, is het toch verstandig om een budget te bepalen. Dan houdt u zicht op de financiële consequenties van de aanschaf van nieuwe boekhoudsoftware. Bovendien dwingt het u met een goede argumentatie te komen als u toch voornemens bent te kiezen voor financiële software die duurder is dan aanvankelijk begroot.
Zelfstandig of geïntegreerd?
Er is steeds meer geïntegreerde bedrijfssoftware. Het is daarom al heel vanzelfsprekend om een andere software oplossing uit te breiden met financiële modules. Voordat u nieuwe boekhoudsoftware kiest, is het dan ook verstandig om stil te staan bij uw toekomstige automatiseringsstructuur. Welke software wilt u integreren en welke blijft separaat? Kijkt u ook eens op ERPsystemen.nl, een financiële module is bijna altijd de kern van deze bedrijfsbreed inzetbare software.
Bestaande infrastructuur
Afhankelijk van het aantal gebruikers en de complexiteit en functionaliteit van de financiële software kan deze veel capaciteit vragen van de bestaande hard- en softwareconfiguratie. Om te voorkomen dat de capaciteit van uw server of netwerk straks tekort schiet, is het goed om nu al na te gaan waar de grenzen liggen. Zijn deze in zicht, tref dan eerst maatregelen en verhoog de capaciteit indien nodig. Een te beperkte infrastructuur heeft namelijk een negatieve invloed op de prestaties van uw toekomstig boekhoudpakket.
U en uw accountant
Hoe u de nieuwe boekhoudsoftware gaat gebruiken hangt mede af van uw relatie met uw boekhouder of accountant. In veel gevallen is het mogelijk dat u zich beperkt tot de invoer van alle gegevens. Uw accountant zorgt dan vervolgens voor de verdere verwerking. Wilt u juist minder afhankelijk zijn van de accountant (of minder kosten maken!), dan doet u de administratie in principe helemaal zelf en schakelt u de accountant alleen nog in bij het opstellen van de jaarrekening. En voor een goed advies uiteraard.