Financiële software
|
Deze experts kunnen je helpen!
|
|
Informatie
Zo pak je jullie softwareproject aan
Leveranciers financiële software Financiële software boeken ICT nieuwsbrief
|
4 onmisbare bronnen
Oriënteren op financiële software? Lees ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’.
Hulp of advies nodig? Deze software experts staan voor je klaar!
Software vergelijken? Bekijk financiële software en leveranciers.
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief.
Wat is financiële software en waarom is het belangrijk?
Wat is financiële software?
Financiële software helpt bedrijven en organisaties met het beheren en uitvoeren van hun financiële administratie. De software betreft alle soorten software die hiervoor nodig kunnen zijn: van eenvoudige boekhoudsoftware voor bij het bijhouden van inkomsten en uitgaven tot complexe systemen voor het beheren van de gehele financiële administratie, inclusief debiteuren, crediteuren, loonadministratie en financiële rapportage.
Met financiële software automatiseer en stroomlijn je financiële processen. Dit bespaart tijd en vergroot de nauwkeurigheid, omdat je fouten door medewerkers tot een minimum kan beperken. Bovendien biedt het je organisatie door middel van data analyse en rapportages waardevolle inzichten en managementinformatie. Deze informatie is essentieel voor een effectieve financiële planning en onderbouwde besluitvorming.
Waarom is financiële software belangrijk?
Financiële software is onmisbaar bij het beheren van financiële processen, administraties en financiële planning. De software biedt een gestructureerde en efficiënte manier om financiële transacties te verwerken en administreren. Dit is noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de administratieve verplichtingen die iedere organisatie heeft, zoals belastingaangiften en financiële verslaglegging.
Uitgebreide analyse- en rapportagefuncties zijn onmisbaar voor strategische planning, budgettering, financiële prognoses en de beoordeling van financiële prestaties. Door continu inzicht te hebben in de financiële situatie van je organisatie, kan je bedrijf weloverwogen beslissingen nemen die de winstgevendheid en stabiliteit ervan stimuleren.
Waarvoor gebruik je financiële software?
Binnen financiële administraties bestaat een groot aantal toepassingen van financiële software en zijn er diverse functionaliteiten te onderscheiden.
- Boekhouding – Dit gaat over het bijhouden en vastleggen van alle transacties met betrekking tot je financiële administratie. Het is essentieel om zicht te houden op inkoop, verkoop, geldstromen, crediteuren, debiteuren, bankmutaties en de algemene financiële situatie van je bedrijf.
- Facturering – Dit betreft het automatiseren van het facturatieproces, inclusief het maken, verzenden en beheren van facturen. Een goede, vlotte en complete facturering bevordert het betaalgedrag van je klanten.
- Salarisadministratie – Dit betreft de automatisering van het berekenen van lonen, de afdracht van loonbelastingen en andere inhoudingen en het beheren van loonstroken en jaaropgaven voor werknemers.
- Debiteuren – en crediteurenbeheer – Dit gaat over het beheer van openstaande vorderingen en schulden, het optimaliseert je cashflow en maakt een goed beheer van betalingscycli mogelijk.
- Budgettering en forecasting – Deze tools zijn bedoeld voor het plannen van toekomstige financiële activiteiten op basis van historische gegevens. Dit bevordert de strategische planning en financiële controle.
- Rapportage en analyse – Dit gaat over de rapportagefunctionaliteiten die je gedetailleerde inzichten bieden in financiële prestaties, trendanalyses en kostenbeheersing.
- Fiscaal beheer – Hiermee heb je ondersteuning bij het berekenen, rapporteren en indienen van diverse belastingen. Dat helpt bij het voldoen aan lokale of landelijke regelgeving, ofwel compliance.
- Vermogensbeheer – Helpt bij het beheer van de vermogensbestanddelen van je organisatie. Dat kan gaan over financiële reserves, maar ook over de gebruiksperiode van bedrijfsmiddelen, inclusief het bijhouden van afschrijvingen en onderhoudsschema’s.
Wanneer heb je nieuwe financiële software nodig?
Het is lastig om te bepalen wanneer je nieuwe software nodig hebt en veel bedrijven stellen het besluit daarover uit. Zij zien op tegen de uitvoering van het project en de verstoring die dat geeft op lopende werkzaamheden. Toch is uitstel meestal niet verstandig, omdat nieuwe financiële software je organisatie direct grote voordelen kan bieden. Als je één of meer van deze signalen herkent, wordt het tijd voor vernieuwing van je software.
- Trage prestaties of systeemcrashes – Als je huidige administratiesoftware traag begint te werken of regelmatig crasht, wijst dit op verouderde technologie. Vaak gaat het dan om te grote hoeveelheden data of niet meer actuele besturingssystemen.
- Problemen met compliance – Financiële software moet up-to-date zijn om te kunnen voldoen aan de meest actuele wet- en regelgeving. Als updates van je software achterwege blijven loop je een groter risico op compliance problemen.
- Problemen met beveiliging – Je software moet kunnen voldoen aan de meest recente beveiligingsstandaarden. Lukt het niet meer om daaraan te voldoen, dan loop je het risico op beveiligingslekken en grote verstoringen in je administratieve processen.
- Onvoldoende rapportage – en analysemogelijkheden – Als je merkt dat het moeilijk is om gedetailleerde rapporten en analyses te genereren, voldoet je software niet meer aan de huidige behoeften van je bedrijf. Voor managementinformatie zijn goede rapportages en analyses essentieel.
- Beperkte toegankelijkheid – Als medewerkers van je financiële administratie of het management beperkt worden in het krijgen van toegang tot de software vanaf verschillende locaties of apparaten, dan zijn modernere cloudoplossingen gewenst. Deze bieden veel meer functionaliteit, mobiliteit en flexibiliteit.
Welke financiële software heb je nodig?
Een belangrijke keuze bij het selecteren van financiële software is de mate waarin de nieuwe software los staat of juist geïntegreerd moet zijn met de andere bedrijfssoftware in je organisatie. Bij financiële software kan je een paar keuzes maken.
- ERP software – Geïntegreerde bedrijfssoftware met financieel administratieve software als belangrijk onderdeel.
- Boekhoudsoftware – Software exclusief bedoeld voor financieel administratieve taken.
- Specialistische financiële software – Gericht op een speciale taak (zie hieronder).
- Brancheoplossingen – Gericht op branchespecifieke administratieve processen.
- RPA software – Voor het verder automatiseren van repeterende administratieve processen.
Overzicht van financiële software
Welke soorten financiële software zijn er?
Er zijn veel soorten software gericht op financiële toepassingen. Deze verschillen in functionaliteit, maar er is ook veel overlap. Separate oplossingen kan je in de meeste gevallen eenvoudig koppelen met andere bedrijfssoftware. In grotere financiële systemen of in ERP software, kunnen deze oplossingen ook onderdeel zijn van het hele systeem.
Boekhoudsoftware
Dit is software voor basisadministratie. Boekhoudsoftware helpt je om financiële transacties van je bedrijf efficiënt te beheren. Deze software automatiseert taken zoals facturering, het bijhouden van inkomsten en uitgaven en financiële rapportage, waarmee te controle houdt op de financiële situatie van je bedrijf. Boekhoudsoftware richt zich specifiek op het beheren en automatiseren van de dagelijkse boekhoudkundige taken. Alle boekhoudsoftware is wel financiële software, maar niet andersom. Lees meer over boekhoudsoftware.
ERP software
ERP oplossingen zijn bedrijfssoftware met veelzijdige administratieve functies. Bij ERP software (Enterprise Resource Planning) is de functionaliteit van financiële software onderdeel van het ERP systeem. Deze software bevat geïntegreerde modules die belangrijk zijn voor het beheren van financiële processen binnen je organisatie, zoals grootboekbeheer, debiteuren- en crediteurenbeheer en facturering.
Moderne ERP software helpt je om jullie financiële administratie te stroomlijnen en biedt oplossingen voor financiële rapportage, compliance, budgettering en financiële planning. Door de integratie van financiële functionaliteit met functionaliteit voor voorraadbeheer, productieplanning en HRM, kan je ERP software zien als een uitgebreid financieel managementtool dat heel belangrijk is voor strategische planning en operationele activiteiten van je organisatie. Lees meer over ERP software.
RPA software
RPA software (robotic process automation) en financiële software vullen elkaar aan. RPA is ontworpen om repeterende taken te automatiseren door middel van ‘bots’ die menselijke handelingen nabootsen. RPA software is bijzonder effectief in het automatiseren van gestandaardiseerde, regelmatige processen, zoals data invoer, het verwerken van transacties en het genereren van rapporten. RPA wordt vaak gebruikt om de functionaliteit van financiële software te versterken, waardoor je sneller kan werken en minder fouten maakt. Lees meer over RPA software.
Salarisadministratie software
Salarissoftware of loonsoftware helpt je bij het automatiseren van je loonadministratie. Deze software berekent salarissen, belastingen en andere inhoudingen en zorgt voor de uitbetaling en administratie hiervan. Salarissoftware helpt ook bij het opstellen van loonstrookjes en rapporten voor zowel interne controle als compliance met wet- en regelgeving. Lees meer over salarissoftware.
Accountancysoftware
Accountantssoftware is ontworpen om accountants- en administratiekantoren te helpen met de financiële administratie voor hun klanten. Het stroomlijnt processen, zoals het bijhouden van grootboeken, debiteuren- en crediteurenbeheer en financiële rapportages. Deze software maakt het eenvoudiger om nauwkeurig en efficiënt financiële gegevens te verwerken en te analyseren, jaarrekeningen op te stellen en hierover te communiceren met klanten.
Facturatiesoftware
Deze software helpt je met elektronische factuurverwerking. Met facturatiesoftware automatiseer je het maken, versturen en beheren van facturen. Deze software helpt je organisatie bij het snel opstellen van professionele facturen, het bijhouden van betalingen en het beheren van debiteuren. Dit bespaart tijd, vermindert fouten en verbetert de cashflow door efficiënt debiteurenbeheer.
Debiteurenbeheer software
Debiteurensoftware helpt je om het beheer van vorderingen op je klanten te automatiseren. Je kan facturen volgen, betalingen registreren en herinneringen versturen naar klanten die nog niet hebben betaald. Dit verbetert de cashflow en minimaliseert het risico op onbetaalde facturen.
Crediteurenbeheer software
Crediteurenbeheersoftware helpt je om de uitgaande betalingen aan leveranciers en dienstverleners effectief te beheren. Deze software automatiseert het proces van het inlezen van facturen, het goedkeuren van betalingen en de uitvoering ervan.
Credit management software
Deze software gaat verder dan crediteurenbeheer. Creditmanagement software helpt je namelijk ook om het kredietrisico te beheren en de incasso van uitstaande vorderingen nog verder te optimaliseren. Deze software biedt namelijk ook tools voor kredietanalyse, risicobeoordeling, risicomanagement, cash collection, dispute management en debiteurenbeheer.
Incassobeheer software
Incassobeheer software helpt je bij het efficiënt beheren van incassoprocessen voor uitstaande vorderingen. Deze software automatiseert het versturen van betalingsherinneringen, het escaleren van onbetaalde facturen en het bijhouden van communicatie met debiteuren. Zo kun je sneller betalingen innen en je cashflow optimaliseren.
Payment management software
Payment management software helpt je om alle betalingstransacties binnen je bedrijf te beheren en te automatiseren. Deze software faciliteert het ontvangen en verwerken van betalingen van klanten en het uitvoeren van betalingen aan leveranciers. De software integreert vaak met boekhoudsystemen voor actuele financiële rapportage, zodat je jullie cashflow efficiënt kan beheren. Payment management is ook gericht op toepassingen als elektronisch bankieren, ondersteuning van SEPA en online betalen.
Financiële planning software
Dit is software voor intermediairs en andere financieel planners. Financiële planning software helpt bij het ontwikkelen van uitgebreide financiële strategieën. Met deze software kan je bijvoorbeeld budgetten plannen, toekomstige cashflows voorspellen, investeringen beheren en pensioenplannen opstellen.
Payroll software
Dit is software voor payroll bedrijven en accountants en wordt toegepast voor verloning. Payroll software automatiseert het berekenen, rapporteren en uitbetalen van salarissen aan je werknemers. Het houdt rekening met belastingen, verzekeringen en andere inhoudingen en zorgt voor nauwkeurige loonstroken. Daarnaast helpt de software je om te voldoen aan de fiscale en sociale wet- en regelgeving.
Consolidatiesoftware
Deze software gebruik je voor financieel beheer en inzicht op groepsniveau. Consolidatie software helpt je om de financiële gegevens van meerdere bedrijfsonderdelen te integreren en te verwerken als één geheel. Dit is belangrijk als je bedrijf uit meerdere werkmaatschappijen of divisies bestaat. Deze software biedt je een totaaloverzicht voor rapportage, analyse en compliance op groepsniveau.
Cash management software
Cash management software helpt je de geld- en kasstromen binnen je bedrijf effectief te beheren. Het automatiseert processen, zoals het bijhouden van ingaande en uitgaande betalingen, het optimaliseren van de beschikbare cashreserves en het voorspellen van toekomstige cashbehoeften. Hierdoor heb je altijd een duidelijk overzicht van je financiële positie.
Financiële software vergelijken en kiezen
Hoe kies je financiële software?
De financiële software die je nodig hebt, is niet alleen afhankelijk van de toepassing, maar ook van de omvang van je organisatie en het soort activiteiten. Zoek je een oplossing waarbij je financiële administratie geïntegreerd is met de automatisering van één of meer andere bedrijfsfuncties, zoals inkoop, CRM, HRM of voorraadbeheer, dan past ERP software waarschijnlijk beter, dan losse administratiesoftware. Gaat het je uitsluitend om de basisboekhouding en beschikt je daarnaast bijvoorbeeld over een separate CRM oplossing, dan kan de keuze voor boekhoudsoftware logischer zijn.
Financiële software vergelijken
Het vergelijken van financiële software geeft je inzicht in de oplossingen en mogelijkheden waaruit je de beste oplossing kan kiezen. De belangrijkste keuze vooraf is waarvoor je de software wilt gaan gebruiken. Daarna is het belangrijk om vast te stellen hoe je van de software gebruik wilt maken en welke criteria verder voor je nog van belang zijn.
Op basis van de belangrijkste verschillen begin je met een longlist van meerdere softwareoplossingen. Deze beperk je zo snel mogelijk tot twee of drie. Deze onderzoek je grondiger en pas daarna kan je definitieve keuzes maken. Daarbij gaat het niet allen om de software. De leverancier is eigenlijk nog belangrijker, want die moet straks zorgen dat alles werkt zoals je bedacht had. Vergelijk dus ook de leveranciers.
Maak in deze fase goed gebruik van de kennis en ervaring van leveranciers en adviseurs. Zij kennen de laatste ontwikkelingen en kunnen het best beoordelen of hun oplossingen passen bij jullie vraag en behoeften. Bovendien, als zij zelf geen passende financiële software kunnen bieden, weten zij ongetwijfeld in welke richting of bij welke aanbieder je deze wel zal vinden.
Financiële software versus ERP software
De begrippen boekhoudsoftware, administratiesoftware, boekhoudpakket of financieel pakket werden altijd al door elkaar gebruikt. Daarbij ging het bijna altijd om software waarin alle belangrijke functies voor administratie, financieel beheer en je geldstromen waren ondergebracht. Steeds vaker kiezen bedrijven die hun financieel administratieve oplossing willen vervangen voor ERP software.
Deels komt dat omdat de leveranciers die hun software vroeger nog administratiepakket of boekhoudpakket noemden, deze tegenwoordig aanduiden als ERP pakket. Maar de belangrijkste reden is dat ERP software meer functionaliteit biedt dan alleen voor financieel administratieve processen en daardoor een betere geïntegreerde bedrijfssoftware oplossing kan bieden. Kijk daarom ook naar ERP software als je een oplossing voor je financiële administratie zoekt.
Vergelijk oplossingen voor loon- en salarisadministraties
Binnen financiële administraties vormen loon- en salarisadministraties een aparte groep. Deze software is bedoeld voor het bijhouden van salarissen, het berekenen van de juiste loonbedragen, het maken van loonstroken en het faciliteren van tijdige salarisbetalingen. Deze functionaliteit kan op diverse manieren gerealiseerd worden. Er bestaat separate salarissoftware, de functie kan onderdeel zijn van je financiële pakket, het is onderdeel van je HRM systeem of je realiseert het met je ERP software.
Hoe vergelijk je verschillende financiële software?
Voor tal van specifieke administratieve taken is ook software beschikbaar die deze taken, branches of bedrijfsprocessen ondersteunt. De eerder op deze pagina beschreven oplossingen zijn accountancysoftware, facturatiesoftware, debiteurenbeheer software, crediteurenbeheer software, credit management software, incassobeheer software, payment management software, financiële planning software, salarisadministratie software, payroll software, consolidatiesoftware en cash management software). Je kan dus kijken naar de functie van de software en naar deze aspecten:
- Boekhoudkundige functionaliteit: toepassingen en functies.
- Doelgroep: zzp, mkb, grote organisaties, non profit, accountants.
- Gebruikseigenschappen: cloudoplossing, on premise, configureerbaarheid, flexibiliteit.
- Schaalbaarheid: meer of minder users, functionaliteit.
- Toegankelijkheid: gebruik van apps en (mobiele) devices.
- Branchegerichtheid: speciaal ontwikkeld voor je sector en activiteiten.
- Reviews: gebruikservaringen, wat vinden anderen.
- Uitbreidbaarheid: toevoegen van functionaliteit.
- Data security: bescherming van je data.
- Beschikbaarheid: continuïteit in gebruik, korte en lange termijn.
- Ondersteuning: support, training, instructie en helpdesk.
- Abonnementsvormen: kosten, looptijden en verplichtingen.
Wat is belangrijk bij de keuze van financiële software?
Bij het kiezen van financiële software is het belangrijk om te weten wat de specifieke behoeften, eisen en wensen van je bedrijf zijn. Denk aan de financiële processen die je wilt automatiseren en de soorten rapportages die je nodig hebt. Je moet ook bepalen welke software goed integreert met andere systemen die je gebruikt, zoals CRM software of e-commerceplatform.
Ook belangrijk bij de selectie van financiële software is de beoordeling van gebruiksvriendelijk, toegankelijkheid vanaf verschillende apparaten en mobiele toegang. Mobiele toegang is nodig om administratieve taken onderweg of bij thuiswerken te kunnen blijven uitvoeren. Tot slot is schaalbaarheid een belangrijk aspect. De software moet kunnen meegroeien met je bedrijf, zonder steeds weer voor grote extra kosten te komen staan als je nieuwe functies of meer gebruikers wenst.
Selectie tips en adviezen
Financiële software is voor de meeste organisaties de belangrijkste software bij het automatiseren en digitaliseren van hun bedrijfsprocessen. Dat stelt hoge eisen aan het selectietraject.
- Hecht niet veel waarde aan gratis softwareselecties, keuzehulpen of lijstjes met de beste financiële software. Bijna al deze diensten zijn commercieel en zeggen weinig tot niets over de voor jullie organisatie beste keuze.
- Neem bij het selecteren van financiële software je IT visie voor de lange termijn als uitgangspunt. Het is zonde om nu te kiezen voor een separaat financieel pakket als je over twee jaar nieuwe ERP software wilt implementeren. Kies dan direct voor een goede ERP oplossing.
- Realiseer dat de meeste financiële software tegenwoordig als ERP software wordt aangeboden. Specifieke functies zijn dan onderdeel van de ERP oplossing. Verdiep je dus ook in ERP oplossingen als je financiële software wilt selecteren.
- Voor speciale functies is meestal speciale financiële software beschikbaar waarvan de functionaliteit verder gaat dan bij een standaard financieel pakket of ERP systeem het geval is. Door het maken van een koppeling kan je gebruik maken van het beste uit twee werelden.
- Vraag je accountant en leveranciers om advies. Zij kennen als geen ander de toepassingen en ontwikkelingen op het gebied van software en administratie.
- Denk na over hoe je in de toekomst van (financiële) data gebruik wilt maken bij het verkrijgen van inzichten en het nemen van beslissingen. Data analytics, data management en artificial intelligence spelen een steeds grotere rol in financiële processen.
Financiële software implementeren
Wat is belangrijk bij de implementatie van financiële software?
Bij de implementatie van nieuwe financiële software moet je diverse aspecten in de gaten houden. Voor een succesvolle implementatie en goed verlopend softwareproject is dit van belang:
- Analyse en planning – Zorg dat je begrijpt wat de specifieke behoeften zijn van je organisatie. Ken de financiële processen die je wilt automatiseren en optimaliseren goed. Een gedetailleerde planning, tijdlijn en duidelijk gedefinieerde doelen helpen je bij het stroomlijnen van de implementatie.
- Data migratie – Het omzetten van bestaande financiële gegevens naar nieuwe software is vaak complex. Zorg voor een nauwkeurige en veilige overdracht van alle belangrijke data. Schoon je data eerst op, zodat de kwaliteit van je data gegarandeerd is.
- Integratie met andere systemen – De nieuwe software moet goed kunnen integreren met de andere systemen die in gebruik zijn binnen je organisatie. CRM systemen, HRM software en operationele databases zijn daar voorbeelden van.
- Training en support – Gebruikers moeten worden getraind in het gebruik van de nieuwe software. Goede training zorgt ervoor dat medewerkers de software effectief en efficiënt kunnen gebruiken. Technische en praktische support moet beschikbaar zijn om problemen tijdens en na de implementatie op te lossen.
- Testen en wijzigen – Voordat je de nieuwe software in gebruik kunt nemen, moet deze uitgebreid worden getest. Met testen identificeer je potentiële problemen of tekortkomingen in de software en kan je deze oplossen voordat deze definitief live gaat.
- Security en compliance – Zorg ervoor dat de software voldoet aan alle relevante financiële regels en data security eisen. Beveiliging van financiële data is belangrijk om te kunnen blijven voldoen aan geldende wetten en standaarden (compliance).
Financiële software leveranciers en adviseurs
Overzicht van leveranciers en adviseurs
Het vinden en selecteren van de leverancier van je nieuwe financiële oplossing is minstens zo belangrijk als de keuze van de software zelf. Dit is omdat de leverancier uiteindelijk voor een groot deel bepaalt of je implementatie succesvol wordt of niet. Maak altijd gebruik van bewezen oplossingen en ervaren leveranciers.
|
Deze experts kunnen je helpen!
|
Bekijk ook leveranciers van
ERP software
Boekhoudsoftware
Salarissoftware
Inkoopsoftware
Lees verder over financiële software
Oriënteren op financiële software? Lees ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’
Hulp of advies nodig? Deze software experts staan voor je klaar!
Software vergelijken? Bekijk financiële software en leveranciers.
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief
Ook interessant
ERPsoftware
Boekhoudsoftware
Salarissoftware
Inkoopsoftware
